De ce un sistem CRM in Excel ramane doar o gluma buna

small-business-growing-pain-resized-600.jpgExcel-ul este un instrument magic şi poate fi folosit la orice, de la construcţia de centrale atomice, până la organizarea concediilor și sistem CRM, trecând prin stocuri, comenzi de aprovizionare, date de contact, liste cu daruri de Crăciun etc. Oricând ai nevoie să pui o informaţie sau o activitate în ordine, o treci într-un excel. Se va înmulţi ca prin minune, atât ca fişiere cât şi că înregistrări, câmpuri, coloane, sheet-uri. Din păcate, se înmulţesc şi erorile la fel de repede. Dacă foloseşti un sistem CRM in excel şi eşti mulţumit, nu citi textul care urmează. Aceasta se adresează celorlalţi.

Microsoft a lansat Excelul prin anii 80, ca un instrument pentru analiza şi prelucrarea datelor numerice,adică a cifrelor, pe baza unei mătrici de coloane şi rânduri şi a unor funcţii aritmetice complexe. Logica a rămas aceeaşi pană în zilele noastre, chiar dacă producătorul a adăugat un număr impresionant de funcţii noi, pe care tot mai puţini le înţeleg şi folosesc.

Excelul în gestiunea relaţiilor cu clienţii este un lucru obişnuit pentru multe companii, însă generează multe probleme şi frustrări. De ce? Pentru că aa cum spuneam anterior Excel-ul a fost gândit pentru lucrul cu cifre şi nu cu informaţii de business ca elemente ale unui proces sau flux de lucru. Mai mult:

  • Înregistrarea informaţiilor aferente fiecărui clienţi/interacţiune în câmpurile unui Excel este dificilă, iar ataşarea unor documente (oferte, contracte etc) este imposibilă. Documentele vor fi salvate locale, cel mai probabil într-un sistem complicat de foldere, fără corelare automată cu clientul
  • Datele de tip text înregistrare în Excel sunt greu de vizualizat, în multe cazuri fiind afişate incompelt în cadrul unei celule
  • Sortările, căutările şi filtrările informaţiilor sunt complicate şi frecvent rezultatele nu corespund cu realitatea.
  • Utilizarea simultană a unui fişier Excel de către mai mulţi utilizatori este complicată. În realitate, utilizatorii primesc notificări că u pot salva modificările datorită deschiderii fişierului de către alt utilizator, iar urmarea firească este să facă o copie pentru a actualiza ulterior ce a lucrat.
  • Întotdeauna apar înregistrări duplicat. Unele companii au denumiri complicate (Autoritatea Națională pentru Supravegherea și Protecția Datelor cu Caracter Personal sau ANSPDCP) altele au sedii multiple etc.
  • Evidentă şi controlul exact al activităţii fiecărui utilizator este imposibil de realizat în excel. Greu de ştiut cine şi ce modificări a efectuat, cine şi ce conturi gestionează.
  • Fişierele cu o structură prea complexă ca număr de câmpuri şi înregistrări au tendinţa să crape, chiar atunci când nevoia este mai mare
  • Utilizatorii fac prea multe copii locale, iar identificarea celei mai recente versiuni devine o provocare majoră.
  • Rapoarte manageriale în Excel? O glumă bună, la care din păcate, managerii, de cele ai multe ori, plâng..

..evident, lista poate continua, însă cred că este timpul pentru ceva mai bun. CRM-ul are o abordare complet diferită pentru a fost gândit să gestioneze toate aspectele operaționale din relațiile cu clienții, fie că vorbim despre vânzări, marketing sau suport.

Toate activităţile de mai sus, în CRM se derulează uşor şi controlat. Câmpurile sunt bine definite, informaţiile salvate automat şi alocate clienţilor, informaţiile sunt prezentate vizual, mobilitatea este maximă, datele de identificare/facturare sunt preluate automat, iar rapoartele de activitate (pe orice criteriu dorești) sunt la un click/touch distanță.

Prin urmare, daca folositi un sistem CRM in Excel, e timpul sa faceti o schimbare! Un semn pe e-mail si va ajutam sa faceți putina lumina asupra subiectului: ce soluții sunt potrivite, ce furnizori sunt recomandabili, ce sa evitați etc.

 

Comments are closed.